Så ställer du frågor till leverantörer före anbud

Därför är frågor före anbud avgörande

Som köpare ställer du frågor till leverantörer före anbud för att de ska kunna lämna kompletta anbud. En upphandlande organisation ska ge leverantörerna all relevant information så att de kan lämna kompletta anbud. Enligt Upphandlingsmyndigheten kan leverantörer alltid ställa frågor och få svar inom en angiven tid. Det formella verktyget är kompletterande upplysningar, ofta kallat frågor och svar.

Frågorna går mellan leverantören och den upphandlande organisationen. Enligt LOU och LUF begär leverantören och organisationen svarar skriftligt till alla anbudsgivare. Som köpare till leverantörer före anbud gäller samma fyra steg – kanal, tid, formulering och uppföljning – men rollerna är ombytta.

Fyra steg avgör om frågorna gör nytta: kanal, tid, formulering och uppföljning.

Köparens arbetsgång: 1) Läs upphandlingsdokumenten och lista oklarheter. 2) Välj kanal enligt underlaget. 3) Sätt sista datum för frågor och skicka dem. 4) Publicera svaren skriftligt till alla leverantörer. 5) Följ upp och förläng anbudstiden om ändringen är väsentlig.

Du ska på begäran lämna upplysningar om upphandlingsdokumenten senast sex dagar före angiven sista dag för anbud. Vid påskyndat förfarande är fristen fyra dagar. Det förutsätter att begäran kommer in i god tid.

Sex och fyra dagar är organisationens svarstid räknad bakåt från sista anbudsdag – inte en frist för när du själv måste fråga leverantörer. Begäran ska ha kommit in i god tid, och i upphandlingsdokumenten anges ett sista datum för frågor.

Mercell skriver att en tidig dialog visar engagemang och vilja att förstå uppdraget. Samma princip gäller köparens frågor till leverantörerna före anbud.

Frågor och svar minskar risken för missförstånd. Johan Stern och Björn Bergström, Ramberg Advokater, skriver i en juridisk krönika i Inköpsrådet att överprövningar bland annat kan bero på ”rena missförstånd på grund av bristande kommunikation”. Sverige har Europarekordet i antal överprövningar.

Stockholms stad uppmanar leverantörer: ”Är något oklart i upphandlingsdokumenten – fråga!” Varje fråga som kommer in är samtidigt ett besked till dig som köpare om var underlaget är otydligt.

Fördelar och risker med att ställa frågor före anbud

Läs upphandlingsdokumenten och hitta oklarheterna

Mercell rekommenderar att du börjar med att noga läsa upphandlingsdokumenten. Där beskrivs mål, tekniska krav, tidslinjer och utvärderingskriterier. Stockholms stad tillägger: läs hela anbudsunderlaget.

Gå igenom underlaget avsnitt för avsnitt och markera oklarheter. Utöver Mercells fyra områden finns ofta avtalsvillkor och krav på dokument och bevis som behöver kontrolleras.

Inför anbudstiden bör du själv ha svar på de punkter som oftast blir frågor: avtalstid, om upphandlingen är ett ramavtal eller ej, om utvärderingsmodellen är tillräckligt klar, jävsfrågor samt om takvolym, värde och kvantitet är angivna. Stern och Bergström i Inköpsrådet lyfter fram just dessa.

Skriv ned varje oklarhet som en fråga med hänvisning till avsnitt och punkt, i stället för att gissa. Då har du ett frågebatteri klart så snart kanalen och tiden är bestämda.

Stockholms stad påminner leverantörer om att möjligheten att komplettera anbudet i efterhand kan vara mycket begränsad. Alla frågor i upphandlingsdokumenten behöver därför besvaras klart, tydligt och fullständigt. Lämna inte in mer underlag, information eller material än det som efterfrågas.

Vänd på perspektivet: formulera frågor till leverantörerna om samma punkter. Be dem bekräfta avtalstid, ramavtal, utvärderingsmodell, jäv, takvolym, värde och kvantitet samt vilka dokument och bevis de avser att bifoga.

Köparens metod: ställ frågorna i avsnittsordning. Hänvisa till avsnitt och punkt. Dokumentera svaren i samma ordning.

Ställ frågorna i rätt kanal i god tid

Frågor ställs i den kanal som anges i upphandlingsdokumenten. Stockholms stad hänvisar till ”Frågor och svar” i annonsportalen i Kommers och råder leverantörer att följa funktionen under hela anbudstiden.

Kanalen är den som står i underlaget. Frågor som ställs vid sidan av den – per telefon eller i ett personligt mejl till en handläggare – samlas inte i den publika posten och når då inte de andra anbudsgivarna.

Upphandlingsmyndigheten kräver att organisationen anger ett sista datum för frågor, så att alla anbudsgivare hinner ta del av svaren före anbud. Ange datumet i underlaget.

Många upphandlingssystem har en funktion för att svara en leverantör privat. Frågan om det går att sammanställa svaren och justeringarna i en publik post och sedan hänvisa den enskilda leverantören dit har ställts till Upphandlingsmyndigheten i deras frågeportal. Alla får då samma information utan att leverantörerna ser varandras frågor.

Frågan i Upphandlingsmyndighetens frågeportal ligger under ärendetypen ”Frågor under pågående upphandling”. Den publicerades den 27 augusti 2021 och är undertecknad Linnéa. Där beskrivs en hänvisning till den publika posten: ”se svar i ID xxx”.

Bevaka den e-postadress som anbudsgivarna anger när de registrerar sitt intresse. Dit skickar Stockholms stad ny viktig information under anbudstiden, och dit skickas även tilldelningsbeslutet.

Som köpare använder du samma kanal som anges i underlaget: frågor och svar i annonsportalen i Kommers eller den publika posten. Dokumentera alla frågor och svar där, så att alla leverantörer får samma information samtidigt.

Lägg dina frågor före sista datum för frågor. Räkna bakåt från sista anbudsdag: sex dagar vid normal tidsfrist, fyra dagar vid påskyndat förfarande.

Köparens tidslinje: skicka frågorna i god tid före sista datum för frågor. Myndighetens sex och fyra dagar är svarstid, inte köparens frist.

Köparens kanaldisciplin: allt skriftligt i den kanal som anges. Publicera frågor och svar i annonsportalen i Kommers. Då får alla leverantörer samma information samtidigt.

Formulera frågor som ger tydliga svar

Mercell råder den som är det minsta osäker att fråga: en tidig dialog visar engagemang och vilja att förstå uppdraget. Stockholms stad säger samma sak – fråga när upphandlingsdokumenten är oklara.

För användbara svar: var specifik, hänvisa till avsnitt och punkt, undvik egna antaganden. Exempel: Avser kravet i avsnitt X att vi ska göra A eller B? Hur tillämpas utvärderingskriteriet Y? Är avtalsvillkoret Z tvingande? Vilka dokument och bevis ska bifogas?

Ett frågebatteri att utgå från: avtalstid, om det rör ett ramavtal eller ej, om utvärderingsmodellen håller tillräcklig tydlighet, jävsfrågor samt om takvolym, värde och kvantitet är angivna. Lägg till vilka dokument och bevis som ska bifogas, och hur priset ska specificeras.

Stäng frågan när det går: ange de tolkningar du väljer mellan och be om besked. Då syns det i svaret vilket alternativ som gäller, och anbudet blir lättare att kontrollera före inlämning.

Som upphandlande organisation svarar du i samma spår: skriv svaret så att det besvarar frågan utan att ändra kravbilden, och lämna det skriftligen till alla. Blir ändringen väsentlig kan anbudstiden behöva förlängas.

Hur du kommunicerar i anbudet och dialogen med köparen påverkar hur trovärdig du uppfattas. Samma gäller omvänt för dig som köpare: hur du kommunicerar i dialogen med leverantörerna påverkar hur trovärdig du uppfattas.

Är prisstrukturen oklar: fråga hur priset ska specificeras och vad som ingår, så att du kan lämna en detaljerad och uppdelad prisstruktur. Mercell varnar för att dolda kostnader eller oklara villkor skapar misstro.

Faktiska frågor att ställa till leverantörer: Vilken avtalstid avser ni? Är detta ett ramavtal för er? Hur tillämpar ni utvärderingskriterierna? Finns jävsfrågor? Är takvolym, värde och kvantitet tydliga? Vilka dokument och bevis bifogar ni? Hur specificerar ni priset?

Mejlmall till leverantörer: Ämne: Frågor före anbud – [upphandling]. Fråga 1: Avser kravet i avsnitt X att ni ska göra A eller B? Fråga 2: Hur tillämpar ni utvärderingskriteriet Y? Fråga 3: Är avtalsvillkoret Z tvingande? Fråga 4: Vilka dokument och bevis bifogar ni? Svara skriftligen.

Följ upp alla svar under anbudstiden

Upphandlingsmyndigheten: kompletterande upplysningar ska lämnas skriftligen till alla leverantörer som deltar. Alla ska få informationen vid samma tidpunkt, oavsett vem som frågade. Du kan alltså inte räkna med ett privat svar.

Följ frågor och svar löpande under anbudstiden och bevaka e-posten enligt Stockholms stads råd. Nya svar kan påverka anbudets utformning.

Anbudstiden kan behöva förlängas. Upphandlingsmyndigheten anger två situationer där tidsfristen ska förlängas: organisationen har inte lämnat kompletterande upplysningar inom gällande tidsfrister, eller gör väsentliga ändringar i upphandlingsdokumenten.

Vad som är en väsentlig förändring beror på omständigheterna i den enskilda upphandlingen. En måttstock: om en leverantör som avstått från att lämna anbud efter ändringen bedömer att upphandlingen är av intresse. Förlängningen ska stå i proportion till informationens eller ändringens vikt.

Rutinen för dig som upphandlande organisation: logga varje inkommen fråga, svara skriftligt, publicera svaret till alla samtidigt och pröva om anbudstiden behöver förlängas.

För dig som frågar är uppföljningen densamma: håll ordning. Notera datum för varje publicerat svar och kontrollera att anbudet är uppdaterat efter det senaste.

Som köpare som ställer frågor till leverantörer: logga varje fråga du skickar, varje svar du får och varje publicerad uppdatering. Kontrollera att leverantörernas svar är inne före sista datum för frågor och att anbudstiden förlängs om ändringen är väsentlig.

Köparens checklista: publicera alla svar skriftligt till alla leverantörer samtidigt. Följ upp att de har tagit del av svaren. Förläng anbudstiden om ändringen är väsentlig.

När du bör ta hjälp – och vanliga fallgropar

Mercell uppger att allt fler leverantörer söker juridisk rådgivning redan under anbudsfasen. Skälet är att bättre förstå hur krav ska tolkas eller om det finns skäl att begära förtydliganden från den upphandlande myndigheten. Juridisk kompetens tidigt blir allt viktigare när kraven på leverantörer ökar.

Mercell beskriver upphandlingsrätten som till stor del en ramlagstiftning, där rättspraxis avgör tillämpningen i praktiken. Enligt upphandlingsjurister bygger EU:s upphandlingsdirektiv på principen att leverantörer ska ha möjlighet att ifrågasätta upphandlingar som inte har genomförts korrekt. Jimmy Carnelind, upphandlingsjurist på MAQS Advokatbyrå, säger: ”De ska säkerställa att konkurrensen är rättvis och transparent.”

Reglerna om kompletterande upplysningar gäller upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) och lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).

Leverantören har samtidigt en aktivitetsplikt. Den som anser att krav, villkor eller utvärderingsmodell är oklara ska ställa frågor och begära förtydliganden, enligt Ek Juridik den 9 juni 2025. Det ligger också till grund för att visa skada i en överprövning.

Stockholms stad listar vanliga fallgropar: att inte svara på alla frågor i upphandlingsdokumenten, att lämna in för mycket eller fel underlag, och att missa att kontrollera anbudet före inlämning. Staden påminner om att komplettering i efterhand kan vara mycket begränsad och att alla frågor ska besvaras klart, tydligt och fullständigt. Kontrollera att allt är besvarat och med, och att samtliga bilagor är på svenska om anbudet lämnas på svenska.

En annan fallgrop är att fråga för sent. Upphandlingsmyndighetens tidsfrister – sex dagar före sista anbudsdag eller fyra dagar vid påskyndat förfarande – gäller bara om begäran kom in tidigt.

De flesta överprövningar leder till att den upphandlande myndigheten ges rätt, men ett inte litet antal leder till rättelse eller att upphandlingen ska göras om. En prövning i två instanser är inte ovanlig.

I en juridisk krönika i Inköpsrådet argumenterar Johan Stern och Björn Bergström vid Ramberg Advokater för att ingen överprövning ska ske utan att parterna först haft en dialog för att utreda eventuella missförstånd. En fråga som kunde ha prövats före eller under anbudstiden ska inte kunna prövas efter tilldelningsbeslut.

De nämner exempel: frågor om avtalstid, om ramavtal gäller, om utvärderingsmodellen har tillräcklig tydlighet, jävsfrågor, eller om takvolym, värde och kvantitet är angivna. Det talar för att ta upp oklarheter i tid, inte efter att kontraktet är tilldelat.

För dig som köpare är slutsatsen densamma: ställ frågorna till leverantörerna före anbud, dokumentera svaren och ta upp oklarheter i tid. Då minskar risken för missförstånd och överprövning.

Köparens proaktiva stöd: ta hjälp tidigt om underlaget är otydligt eller om ändringar är väsentliga. Mercell uppger att allt fler söker juridisk rådgivning redan under anbudsfasen.